1. INTRODUÇÃO

Quando você instala o app Tokio COL está confiando a nós algumas informações a seu respeito. Entendemos que isso é uma grande responsabilidade e dedicamos os melhores esforços para proteger essas informações e garantir a sua privacidade.
Este Aviso Interno de Privacidade destina-se a esclarecer quais informações são coletadas, por qual motivo as coletamos e havendo compartilhamento com quem são compartilhadas.
Além disso, informa quais são seus direitos relativos a essas informações e como exercê-los junto à TOKIO MARINE.
Em caso de dúvidas, disponibilizamos o canal de contato apropriado ao final deste documento.

2. RESUMO DAS INFORMAÇÕES

Quais informações tratamos? Coletamos seu e-mail, telephone celular e endereços profisisonal e pessoal para possibilitar a emissão do cartão de visitas virtual. Também coletamos as suas informações de localização, que , assim como os endereços, são utilizados em funções específicas como solicitação de reembolso de viagens e visitas realizadas pela empresa.
Por que precisamos das suas informações? Utilizamos os seus dados pessoais para atender a finalidades específicas, como efetuar o pagamento de reembolsos a partir do registro do deslocamento, disponibilizar um cartão de visitas virtual com os seus dados e disponibilizar aprovações de processos relacionados às suas atividades dentro da Tokio Marine, dentre outras, em razão da existência de leis e regulamentações que exigem o compartilhamento dessas informações.

Como coletamos essas informações? A maioria das informações que temos sobre você, nos são fornecidas através de funções e permissões dentro do próprio aplicativo. Outras informações, como seu nome e função, são coletadas em bases de dados da Tokio Marine.
Por quanto tempo mantemos suas informações? Via de regra, armazenamos as suas informações pessoais até o término da relação de trabalho estabelecida. As informações inseridas no aplicativo serão excluídas com a desinstalação do mesmo.
Com quem compartilhamos os seus dados? Os dados inseridos no aplicativo são utilizados e circulam apenas nos sistemas internos da Tokio Marine, para servir às funções disponíveis. Como exercer os seus direitos? Seus direitos, como titular dos dados, podem ser exercidos por meio de requisições direcionadas ao e-mail privacidade@tokiomarine.com.br

Como protegemos seus dados pessoais? Temos políticas e procedimentos internos, como este, que determinam como os dados pessoais devem ser tratados na Tokio. Essas normas internas têm como objetivo garantir o tratamento adequado e lícito dos seus dados. Além disso, adotamos medidas técnicas para mantê-los seguros e protegidos de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração e comunicação.
Atualização deste aviso de privacidade Caso tenha qualquer mudança no tratamento dos seus dados pessoais, atualizaremos este aviso. Definições As definições dos termos aqui utilizados estão disponíveis ao final do documento. Contato e dúvidas Em caso de dúvida ou sugestões, você pode encaminhar um e-mail para privacidade@tokiomarine.com.br

3. QUAIS INFORMAÇÕES TRATAMOS?

Tratamos os seus dados pessoais, em sua maioria, para viabilizar a execução do seu trabalho, oferecer benefícios e cumprir obrigações previstas em leis ou regulamentações específicas.
Esses dados podem ser:
• Dados de qualificação: nome, sobrenome, CPF, RG, data de nascimento, número de matrícula, sexo, foto;
• Dados de contato: endereço pessoal, endereço comercial, CEP, cidade, telefone, celular e e-mail;
• Dados de dispositivos eletrônicos: endereço IP;
• Dados profissionais: currículo, experiências profissionais e formação.
4. POR QUE PRECISAMOS DAS SUAS INFORMAÇÕES?

Suas informações podem ser tratadas para atingirmos diversos objetivos. Abaixo estão as principais razões pelas quais precisamos de seus dados pessoais:
4.1. Possibilitar que você faça o seu trabalho e tenha acesso aos benefícios que oferecemos.
Para viabilizarmos e facilitarmos o exercício das suas atividades de trabalho, precisamos tratar os seus dados pessoais.
4.2. Cumprir com as nossas obrigações legais e regulatórias Seus dados pessoais podem ser tratados por nós para satisfazer o cumprimento de obrigações impostas por lei, regulamentações de órgãos governamentais, por autoridades fiscais, pelo Poder Judiciário e/ou por qualquer outra autoridade competente.
4.3. Permitir o exercício regular de nossos direitos
Seus dados pessoais podem ser tratados por nós, inclusive após o término da relação contratual, para exercermos os nossos direitos, caso tenhamos que comprovar quaisquer reclamações relativas ao seu contrato de trabalho. Além disso, podemos tratar os seus dados para lhe indicar como preposto ou testemunha em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.
4.4. Viabilizar atividades necessárias para a nossa operação Os dados pessoais podem ser tratados quando necessários à continuidade de nossas operações, tais como, a realização de testes corretivos e evolutivos nos fluxos dos nossos sistemas, recebimento de avisos de sinistros, atendimento ao cliente, criação de usuários e senhas para permitir seu acesso aos nossos sistemas e realizarmos análises de integralidade e conflitos de interesses, por exemplo. Nestes casos, o tratamento somente ocorrerá se for estritamente necessário para o alcance dessas finalidades.
4.5. Oferecer outros benefícios para você
Em alguns casos, tratamos informações pessoais de maneira a possibilitar que você usufrua de outros benefícios oferecidos por nós. Por exemplo, podemos tratar seus dados pessoais de qualificação para oferecermos cursos de inglês, ou para comemorar seu aniversário relativo ao tempo em que trabalha conosco. Ainda, precisamos utilizar seus dados para permitir sua participação em campanhas de vacinação ou programas de voluntariado como Teleton.
Estas são as finalidades de tratamento de seus dados pessoais no aplicativo do Colaborador da Tokio Marine. Todavia, outras finalidades podem surgir desde que compatíveis com aquelas apresentadas no momento da coleta dos dados

5. COMO COLETAMOS ESSAS INFORMAÇÕES?

A maioria das informações que tratamos são fornecidas diretamente por você, dentro das funcionalidades do aplicativo.
Ademais, coletamos algumas informações como o endereço de IP, data e hora de uso do seu computador profissional, para lhe permitir acesso à Internet.

6. POR QUANTO TEMPO MANTEMOS SUAS INFORMAÇÕES?

Armazenamos os seus dados mesmo após seu desligamento, para cumprir legislações ou regulamentações específicas e para resguardar os nossos direitos. Mantemos somente os dados necessários para estas finalidades.
Quando possível, utilizamos meios técnicos para impedir a associação direta ou indireta entre os seus dados pessoais coletados e você. Se isto não for possível (por exemplo, se seus dados estiverem em nosso backup), nós asseguramos que os seus dados pessoais serão guardados de maneira segura, e isolados de qualquer outra atividade de tratamento até que possam ser descartados.

7. COMO OCORRE O COMPARTILHAMENTO DOS SEUS DADOS?

Nós utilizamos e transitamos os dados fornecidos nas funções do APP somente nos sistemas internos da Tokio Marine.
Não compartilhamos esses dados – fornecidos ao aplicativo – com nenhum sistema ou instituição externa à Tokio Marine.

8. COMO EXERCER OS SEUS DIREITOS?

Você, nosso Colaborador, tem os seguintes direitos, relativos aos seus dados pessoais:
a) Saber quais dados pessoais tratamos;
b) Saber com quem compartilhamos os seus dados;
c) Corrigir, atualizar e/ou completar os seus dados;
d) Requerer a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados de forma ilícita;
e) Revogar o seu consentimento, quando os seus dados pessoais são tratados sob essa hipótese.

Além disso, você pode exercer qualquer outro direito conferido por lei.
Para acessar, obter cópia, corrigir, atualizar e/ou completar os seus dados pessoais, bem como exercer quaisquer outros direitos, você deve enviar um e-mail para o privacidade@tokiomarine.com.br.
Em casos específicos, é possível que a sua requisição não seja atendida. Nestes casos, explicaremos os motivos que justificaram o não atendimento.
Requisições que envolvam dados pessoais e/ou documentos de outros titulares não serão atendidas, exceto mediante procuração, poder parental ou outra hipótese que autorize o exercício do direito de outro titular por você.

9. COMO PROTEGEMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS?

Temos políticas e procedimentos internos que determinam como os dados pessoais devem ser tratados na Tokio, incluindo os seus. Essas normas internas têm como objetivo garantir o tratamento adequado e lícito dos dados.
Nesse contexto, adotamos medidas técnicas aptas a manter os seus dados pessoais seguros e protegidos de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer outra forma de tratamento inadequado ou ilícito, sempre à luz das regras aplicáveis de proteção de dados e segurança da informação.
Como exemplo de algumas medidas que tomamos, estão:
a) Controle estrito do tratamento de dados pessoais, incluindo limitação de acesso, e acesso protegido por senha; b) Mecanismos de autenticação de acesso que asseguram a individualização dos registros; c) Soluções de gestão dos registros por meio de técnicas que garantam a inviolabilidade dos dados, incluindo encriptação ou medidas de proteção equivalentes, sem prejuízo da adoção de outros padrões técnicos posteriormente estipulados pelas autoridades competentes.

10. ATUALIZAÇÃO DESTE AVISO DE PRIVACIDADE

Este Aviso de Privacidade, direcionado exclusivamente à você e aos nossos demais Colaboradores poderá ser alterado a qualquer momento, para garantir o nosso compromisso de máxima transparência com você.

11. CONTATO E DÚVIDAS

Caso tenha qualquer dúvida, sugestão ou solicitação que envolva este documento, entre em contato com nosso encarregado de proteção de dados através do endereço de e-mail: privacidade@tokiomarine.com.br.

  GLOSSÁRIO
Colaboradores: São todos os funcionários, estagiários e jovens aprendizes da Companhia, independente do cargo ou função exercida.
Consentimento: Manifestação livre, informada e inequívoca do titular que autoriza o tratamento dos seus dados pessoais para uma finalidade específica.
Dado Pessoal: Qualquer informação relacionada a pessoa natural, direta ou indiretamente, identificada ou identificável.
Dado Pessoal Sensível: Categoria especial de dados pessoais referentes a origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de carácter religioso, filosófico ou político, referentes à saúde ou à vida sexual, dados genéticos ou biométricos relativos à pessoa natural.
Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais: pessoa indicada por nós para ser o responsável por garantir o atendimento aos seus direitos e esclarecer dúvidas sobre o tratamento de seus dados pessoais.
Finalidade: Motivo pelo qual o dado pessoal será tratado, ou objetivo que se pretende atingir com o tratamento dos dados.
Terceiro – Refere-se, mas não está limitado, a toda e qualquer pessoa física ou jurídica, que a Empresa se relacione ou venha a se relacionar, prestador de serviços, fornecedor, consultor, cliente, parceiro de negócio, terceiro contratado ou subcontratado, locatário, cessionário de espaço comercial, independentemente de contrato formal ou não, incluindo aquele que utiliza o nome da Empresa para qualquer fim ou que presta serviços, fornece materiais, interage com Funcionário Público, com o Governo ou com outros Terceiros em nome da Empresa.
Titular: Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais, tais como clientes, colaboradores, contratados e você.
Tratamento: Toda operação realizada com dados pessoais dentro de seu ciclo de vida, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.